De effectiviteit van teams
West (2005) gaat er vanuit dat de effectiviteit van teams uit 3 elementen bestaat:
- De taakeffectiviteit, de mate waarin het team erin slaagt om hun taken/doelstellingen te verwezenlijken.
- De geestelijke gezondheid, verwijst naar het welzijn en de persoonlijke groei en ontwikkeling van teamleden.
- De levensvatbaarheid van een team is de waarschijnlijkheid dat een team blijft samenwerken en goed blijft functioneren.
Op basis van die elementen schetst hij vier typen teams.
Belemmeringen voor effectief teamwerk
West beschrijft nogal wat belemmeringen. Dit lijkt misschien niet zo hoopgevend voor teamwerk, maar gelukkig geeft hij ook tips wat je eraan kunt doen. De meest opvallende stippen we kort aan.
‘Sociaal luieren’
Wist je dat we van nature geneigd zijn minder hard te gaan werken als we in een groep werken, dan wanneer we persoonlijk voor het resultaat verantwoordelijk zijn? We blijken slechts 75% van onze maximale inspanning te leveren. Als ons echter wordt gemeld dat de individuele prestatie ook wordt gemeten leveren we weer 100% van de inspanning. Binnen teamwerk is het daarom belangrijk om zowel de teamprestatie als ook de individuele bijdrages daaraan zichtbaar en bespreekbaar te maken.
Groepsdruk, hiërarchie en conformisme.
West beschrijft schrikbarende voorbeelden hiervan. Bijvoorbeeld proefpersonen die de opdracht krijgen om iemand een elektrische schok te geven als hij in een taaltest een fout maakt, omdat het slachtoffer hiervan zou leren. De proefpersonen voeren dit onvoorstelbaar ‘gehoorzaam’ uit. Het gaat zover dat ze tics gaan vertonen en eigenlijk echt willen stoppen, maar toch doorgaan. In ‘het echte leven’ zijn er ook ernstige voorbeelden bekend, bijvoorbeeld de Challenger Disaster.
‘Brainstormen’
Daarvan is ondertussen wel bekend dat dit in groepen minder effectief is dan we dachten. Groepen van 5 personen kregen 5 minuten om te brainstormen over 1 onderwerp. Als ze dat als team deden bedachten ze gemiddeld 37 unieke ideeën. Als een groep van 5 individueel brainstormt blijken ze samen gemiddeld 68 unieke ideeën op te leveren. Hier speelt deels het voorgaande punt mee (groepsdruk), maar ook dat als er één persoon aan het woord is, de rest luistert en wacht. Die tijd gaat af van de tijd om ideeën te bedenken. Bovendien leiden die momenten ook van de eigen ideeënstroom af.
Een goed werkend team bouwen
West geeft de volgende tips:
- Het team heeft een taak nodig die interessant is.
- De individuele teamleden moeten het gevoel hebben dat zij belangrijk zijn voor het lot van het team.
- De teamleden moeten individueel ook een interessante taak hebben.
- De individuele bijdrage van teamleden moet onmisbaar, uniek en meetbaar of zichtbaar zijn.
- Er moeten duidelijke teamdoelen zijn en ingebouwde feedback over het team functioneren.
Deelname aan het team
Participeren in het team gaat over 3 I’s: interactie, informatie uitwisselen en invloed op de besluitvorming. Voor de interactie moet een team op zijn minst regelmatig bij elkaar komen. Bijvoorbeeld maandelijks tijd nemen om stil te staan bij de realisatie van de doelen en eventueel plannen bij te stellen.
Informatie uitwisselen is in het huidige tijdperk een stuk gemakkelijker, maar misschien ook moeilijker geworden. Hij adviseert om simpele gegevens via papier en e-mail uit te wisselen. Iets uitgebreidere informatie via de telefoon, of door middel van online vergaderen. Complexe informatie in een persoonlijke ontmoeting.
Voor besluitvorming in teams is het de kunst om een balans te vinden tussen autoritaire en democratische besluitvorming. West adviseert om het proces van besluitvorming halfjaarlijks of jaarlijks te evalueren als team. Voor besluitvorming in teams beschrijft hij hele concrete manieren om dat te kunnen doen.
Leiderschap in teams
West onderscheidt: managen, coachen en leiden van een team. Managen gaat over het bewaken van de doelstellingen, rollen en het functioneren van het team. Coachen gaat om het leiding geven aan de dagelijkse interacties en processen. Leiden gaat over de strategische visie voor de lange termijn. Alle drie de elementen zijn volgens hem een noodzakelijk bestanddeel van het werk van de teamleden of manager. Uiteraard worden die aspecten verder uitgediept en valkuilen benoemd. Wij beperken ons tot de tips die hij geeft voor succesvol leiderschap:
- Bepaal nauwkeurig het moment van ingrijpen als leider. Een team staat vooral aan het begin open voor onderbrekingen door de leider. Als ze intensief met hun taak bezig zijn wordt de effectiviteit van het team verstoord door ingrijpen van de leider.
- Coachen alleen is onvoldoende. Het team heeft richting nodig, pas als dat op orde is heeft coaching effect.
- Een goede start maken.
De gebeurtenissen tijdens de eerste ontmoetingen van een team, als ze net met elkaar beginnen te werken, hebben blijvende gevolgen voor de latere prestaties van het team.
Tot zover onze ‘high lights’, we hopen dat je enthousiast bent geworden en wensen je veel leesplezier toe als je het boek gaat lezen.