In de jaren ‘90 werd de vraag om een cursus feedback veelvuldig gesteld. We zijn verbaasd dat we in 2013 ook weer vaak, van veel verschillende klanten, de vraag horen: ‘Hoe kunnen we elkaar meer feedback gaan geven?’ Wel zien we een verandering. Geen enkele klant vraagt nog om een cursus, daar waar dat in de jaren ’90 nog de gebruikelijke vraag was. Waarom deze vraag opeens weer veel wordt gesteld weten we niet. Wij volgen de Harvard Business Review (HBR) op twitter en die hebben de laatste maanden van 2013 ook de nodige ‘tweets’ geplaatst over het geven en ontvangen van feedback, dus blijkbaar is er op meer plaatsen behoefte aan. Op basis van die berichten en onze eigen ervaringen delen we graag hoe je meer feedback kunt gaan geven en die beter kunt gaan ontvangen. Onderaan dit bericht vind je ook de links naar een aantal van de berichten uit de HBR.
Vraag om feedback
Als we in een kinderopvang organisatie, waar de medewerkers graag meer feedback van hun collega’s zouden willen krijgen, vragen of zij hun collega’s ook om feedback vragen, schudden ze gelijk ‘nee’. Ze zijn geen uitzondering, in de meeste organisaties is dit zo. Als we verder in gesprek gaan komen er de nodige argumenten om geen feedback te vragen. ‘Dat vraag je toch niet?’ ‘Dan heb je geen idee wat er allemaal komt.’ ‘Dat is alsof je naar complimentjes vist.’ ‘Ik zou niet weten hoe ik dat moet doen.’ Kortom: er is angst om feedback te vragen. Enerzijds weten medewerkers niet hoe ze dat kunnen doen en anderzijds zijn ze bang wat er dan allemaal op hen afkomt.
Juist dat laatste kun je veel beter sturen als je zelf om feedback vraagt. We schetsen een situatie. Tjip werkte vandaag samen met Janne. Tjip is eigenlijk wel benieuwd hoe Janne vond dat hij de cliënt heeft behandeld. Hij had zelf het idee dat het wel goed ging, maar dat het misschien nog wel iets vlotter en gemakkelijker had gekund. Hij vraagt daarom: ‘Janne wil je eens één ding noemen wat je vond dat ik goed deed en één ding wat ik beter zou kunnen doen?’
Wat Tjip hier doet is balans aanbrengen in de feedback die hij krijgt. Ook voor de feedbackgever is dit fijn, want iets teruggeven over wat goed gaat zijn we niet altijd gewend, maar vinden we wel gemakkelijker. Tjip wil echt graag weten hoe hij het heeft gedaan en wat hij nog zou kunnen verbeteren, dus de kans dat hij iets met de feedback gaat doen is groot. Gevraagde feedback is altijd welkom, ongevraagde feedback niet altijd.
Een mooi voornemen voor 2014 misschien? Elke week minimaal één keer om feedback vragen!
Feedback die werkt
In 2010 schreef Jacobs het boek ‘Feedback werkt niet.’ De auteur nuanceert dit echter: feedback werkt wel als er aan een aantal voorwaarden is voldaan. Feedback werkt niet als het niet strookt met ons zelfbeeld en dat blijkt vaak het geval te zijn. Dat zelfbeeld willen we graag in stand houden. In zo’n situatie kiezen we er als ontvanger voor om de feedback: aan te horen en snel naast ons neer te leggen, ons niet aangesproken te voelen, te negeren, te ontkennen, af te doen met een grap, boos worden, etc. Hoe geven we feedback die wel zinvol is? Als feedback ons aan het twijfelen brengt over de effectiviteit van ons handelen, of ons bevestigt in een twijfel die we al hadden, blijken we vaak in beweging te komen. Dan ontstaat er een opening, en vaak zelfs een wens, om ons zelfbeeld te wijzigen. Cruciaal is dus dat een feedback ontvanger ontvankelijk kan zijn voor de feedback. Daar lijken we als feedback gever weinig invloed op te hebben, maar ook dat is niet helemaal waar. Ten eerste als de ontvanger vanuit verschillende kanten meerdere keren feedback in dezelfde richting krijgt, ontstaat er op enig moment wel twijfel. Zo komt er dus een moment waarop de ontvanger ‘rijp’ is om te gaan bewegen. Tegelijkertijd kun je de ontvanger daarbij helpen door in plaats van een feedback boodschap waardevrije open vragen te stellen. Dat blijkt veel effectiever. Dit is echter voor de feedbackgever, die dan vragensteller wordt, een kunst en vraagt veel vaardigheid!
Concrete tips voor teams die elkaar meer feedback willen geven
We begonnen onze blog dat veel teams ons vragen: ‘Hoe kunnen wij elkaar meer feedback gaan geven?’ In het voorgaande schetsen we een aantal cruciale elementen en voorwaarden. Hieronder geven we ter afsluiting nog wat concrete ideeën wat je met een team kunt doen als die vraag wordt gesteld.
- Vraag eens waarom er zo’n behoefte aan feedback is. Ga daarover met elkaar in gesprek. Wellicht ontstaat daardoor een ander en komt er ook een ander oplossing in zicht.
- Maak er een gewoonte van om in gezamenlijke overleggen successen en goede ervaringen met elkaar te delen.
- Werk eens met beelden. Maak foto’s tijdens het werk en ga daarover in gesprek met elkaar, zonder dat het om feedback moet gaan.
- Gebruik de werkvorm ‘liefdevol roddelen’ eens. Nodig eventueel een buitenstaander uit om dit proces te begeleiden.
- Trek lootjes en geef op basis van je lootje op die dag aan die persoon 1 tip en 1 top.
- Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Vraag ook zelf om feedback en laat zien dat je iets met de gekregen feedback doet.
- Zorg voor een goede balans tussen positieve (iets wat goed gaat) en negatieve (iets wat voor verbetering vatbaar is) feedback.
- Hang de basis zin voor een ik-boodschap -‘Ik zag…., ik voelde….., het gevolg was…’- op gemeenschappelijke plaatsen. Bijvoorbeeld: in de keukenkastjes, op het toilet, etc.
- Evalueer structureel alle gezamenlijke overlegmomenten. Plan daar standaard de laatste 10 minuten voor in. In het begin zal dit soms nog wat plichtmatig en misschien voorzichtig gaan, maar meestal wordt het na een korte gewenningsperiode heel zinvol.
Links naar recente tweets en blogs over feedback
http://blogs.hbr.org/2013/12/building-a-feedback-rich-culture/
http://blogs.hbr.org/2014/01/your-employees-want-the-negative-feedback-you-hate-to-give/
http://zengerfolkman.com/wp-content/uploads/2013/05/ZFA-Turning-Feedback-Into-Change.pdf
http://thetalentcode.com/2013/12/13/the-simple-phrase-that-increases-effort-40/
http://www.fcb.nl/overfcb/samen-werken–samen-leren/mensen/feedback/