Aanleiding
De HRM adviseurs willen zich in het leertraject, dat wij samen met ze ontwerpen en uitvoeren, ontwikkelen tot business partner van het management. We zijn nu halverwege het traject en willen een tussenevaluatie uitvoeren waarin we de balans opmaken. De centrale vragen voor die tussenevaluatie zijn:
- In hoeverre hebben de adviseurs zich al ontwikkeld tot business partner van het management?
- Wat lukt ze daarin al wel en wat lukt nog minder of lukt nog niet?
- Welke aanpakken hebben vooral bijgedragen aan de al gerealiseerde ontwikkeling?
- Waaraan moeten we de tweede helft van het traject nog werken en hoe?
Aanpak
Niet praten over, maar doen! We maken daarom van de tussenevaluatie een werkdag. De adviseurs werken, in kleine groepen, aan een klantvraag. Ze krijgen vooraf informatie om zich voor te bereiden op de vraag, de situatie en omgeving van de klant. De evaluatie dag begint met het onderzoeken van de klantvraag. De groepen krijgen de mogelijkheid om in verschillende ronden in gesprek te gaan met de manager die de vraag heeft gesteld, leidinggevenden en medewerkers van de betreffende afdeling.
In de ochtend analyseren de adviseurs de klantvraag en verkennen zij mogelijke oplossingsrichtingen. Daarnaast evalueert elke groep, aan het einde van de ochtend, hun samenwerking. Dat doen ze met de app voor teamontwikkelruimte. Teams zijn beter in staat om complexe vraagstukken op te lossen als ze effectief samenwerken. Dit maakt ook deel uit van het hele leertraject, vandaar dat we hier ook tijdens de tussenevaluatie aandacht aan besteden.
De eerste helft van de middag werkt elke groep zijn advies voor de klant uit. De tweede helft presenteert elke groep kort hun advies aan de klant. De klant geeft op het geheel -het gesprek in de ochtend, eventuele vragen die tussendoor nog zijn gesteld en de presentatie- uitgebreide feedback aan elke groep. We gebruiken daarvoor een deel van het 360-graden feedback instrument dat we voorafgaand aan het leertraject hebben ontwikkeld.
’s Avonds staan we gezamenlijk stil bij de evaluatievragen die we aan het begin noemden. De praktijkervaring van deze dag levert belangrijke input daarvoor. Daarnaast heeft elke adviseur ook voorbereidend werk gedaan wat ook input geeft. Uiteindelijk levert de dag duidelijkheid op voor elke individuele adviseur en voor het hele team waar we staan en wat we nog te doen hebben.
Tips voor de organisatie
Wil je ook evalueren in het werk? We delen graag wat tips waar je allemaal aan moet denken in de voorbereiding van zo’n dag:
- Ontwerp de dag samen met de doelgroep. In ons geval hebben we een ontwerpteam voor het hele traject. Daarin zit de leidinggevende van het accountteam HRM en een afvaardiging van het team. Met dit team hebben we de dag vormgegeven. Zij hebben zelf een klant gezocht en samen met ons de klant op zijn rol voorbereid.
- Zoek een (interne) klant die echt een urgent vraagstuk heeft. Het vraagstuk mag behoorlijk complex zijn, want de adviseurs gaan in een groep het vraagstuk analyseren en een eerste plan van aanpak maken. Het voordeel voor de klant: hij krijgt meerdere adviezen in één dag tijd.
- De klant moet tijd hebben om ’s ochtends gesprekken te voeren met de groepen, gedurende de dag eventueel nog kort vragen te beantwoorden en aan het eind van de dag de presentaties bij te wonen.
- De klant moet bereid zijn om de adviseurs kritische feedback te geven. Bereid de klant voor op deze rol en geef de klant een hulpmiddel, zodat hij weet waarop hij kan letten. Wij gebruikten daarvoor de 360-graden feedback, maar je kunt ook zelf een lijstje met vragen of aandachtspunten maken.
- Zorg voor goede begeleiding, zeker tijdens de presentaties. Die kunnen zorgen dat de feedback in balans is. Dus dat de groepen zowel terug horen wat ze goed doen, als ook wat ze nog kunnen verbeteren.