Ik begeleid organisaties bijvoorbeeld bij het:
- inrichten van de teams in de organistie;
- ontwikkelen naar zelfsturende of zelforganiserende teams;
- professionaliseren van de teammanagers of teamcoaches;
- verbeteren van teams die niet goed functioneren.
Voordat ik toelicht hoe ik werk aan teamontwikkeling eerst een korte toelichting op waarom we in teams werken.
We werken met teams, omdat we er vanuit gaan dat we samen meer en beter kunnen presteren dan enkel de som der delen. Team staat voor: Togehter Everyone Achieves More. We verwachten van teams dat ‘1+1=3’.
Uit onderzoeken blijkt echter dat de resultaten van teams vaak tegenvallen. Teamleden presteren veelal maar op 75% van hun kunnen en de meeste teams nemen geen betere besluiten dan het beste teamlid alleen had gekund. Kortom: teams zijn vaak niet vanzelf succesvol.
Mijn werkwijze
Uiteraard is de aanpak voor elke teamontwikkelvraag verschillend, maar er zijn wel een aantal uitgangspunten van waaruit ik werk.
Zijn teams wel teams
De eerste vraag die ik stel als organisaties een teamontwikkelvraag hebben is: ‘zijn de teams wel teams?’ Veel organisaties spreken over teams, maar dan blijkt het eigenlijk helemaal niet over teams te gaan. Een team voldoet aan de volgende drie kenmerken:
- Het betreft een beperkte groep van 3-10 teamleden;
- Waarbij de teamleden een duidelijk gemeenschappelijk doel of opgave hebben;
- En met elkaar samen moeten werken om dat doel of die opgave succesvol te realiseren.
Het lijkt misschien overdreven om zo scherp af te bakenen of een team een team is, maar werken aan teamontwikkeling bij ander soortige groepen is niet zinvol. Bijvoorbeeld teams van 30 medewerkers of meer, die kunnen nooit succesvol als team samenwerken. Met 30 medewerkers kun je niet zo samenwerken dat je in die samenwerking het beste uit ieder teamlid weet te halen en daardoor samen beter en meer presteert dan de teamleden alleen ooit hadden gekund. In zo’n organisatieenheid kan best een samenwerkingsvraag spelen en daar ondersteun ik graag bij, maar dan zet ik andere interventies in dan teamontwikkelinterventies. Vaak onderzoek ik dan eerst met de organisatie de samenstelling en inrichting van zo’n eenheid, of dat effectief en efficiënt is of dat het beter kan.
Als er inderdaad met ‘echte teams’ wordt gewerkt dan is de volgende stap: stilstaan bij het gemeenschappelijke doel of de opgave van die teams.
Een gemeenschappelijk doel of opgave
Een team kan alleen succesvol zijn als de teamleden met elkaar een helder gemeenschappelijk doel of opgave hebben. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar is het in de praktijk vaak niet.
Als je aan alle teamleden afzonderlijk vraagt wat hun gemeenschappelijke doel of opgave is krijg je in succesvolle teams van elk teamlid ongeveer hetzelfde antwoord. Terwijl je in niet succesvolle teams een aantal verschillende antwoorden, en soms zelfs van elk teamlid een ander antwoord, krijgt.
Bij de kennismaking met een team vraag ik vaak aan elk teamlid om het gemeenschappelijke doel of de opgave op een post-it te schrijven. Het inventariseren daarvan is voor teams vaak al verrassend. In een hele korte tijd en met weinig inspanning krijgt een team dan al inzicht in hoeverre ze samen aan hetzelfde doel of opgave werken.
De samenwerking evalueren
Het succes van teams hangt van heel veel factoren af. Toch blijkt uit onderzoek dat de samenwerking in teams de meest doorslaggevende succesfactor is.
Weinig teams evalueren regelmatig hun samenwerking, terwijl als ze dat wel doen ze vaak snel hun samenwerking verbeteren. Tijdens mijn promotieonderzoek heb ik een samenwerkingsmodel, het model voor teamontwikkelruimte, ontwikkeld. Dit gebruik ik vaak om de samenwerking met teams te evalueren. Hiervoor is een gratis web-app (www.teamontwikkelruimte.nl) voor teams beschikbaar die ze als evaluatie-instrument kunnen gebruiken. Die app geeft ook tips om de samenwerking nog verder te verbeteren. Hoe beter het teams lukt om de vier activiteiten van teamontwikkelruimte in praktijk te brengen hoe succesvoller ze zijn in hun opgave.
Evalueren is vooral zinvol als het team terugkijkt en ook vooruitkijkt, dus ook concrete (samenwerkings)afspraken maakt voor een volgende keer.
Model van teamontwikkelruimte
Taken verdelen
Als we werken in een groep zijn we als mens van nature geneigd ‘sociaal te luieren’. We presteren dan gemiddeld maar op 75% van ons kunnen. Hoe groter een groep wordt hoe lager dat percentage wordt. Dat sociaal luieren komt, omdat we bijvoorbeeld denken: ‘er zijn zoveel anderen die het kunnen doen’; ‘er is vast wel iemand die hebt beter weet of kan dan ik’; ’ik heb het zo druk, ik zeg even niks dan gaat iemand anders er wel mee aan de slag’; ‘mijn bijdrage is vast niet zo belangrijk’; etc. Kortom: mensen leunen even achterover, gaan op elkaar wachten, naar elkaar kijken en alles bij elkaar dus minder doen en bijdragen dan ze eigenlijk kunnen.
Dit rendementsverlies kun je alleen voorkomen door ieders bijdrage zo ‘zichtbaar’ mogelijk te maken. Dat vraagt van teams dat zij duidelijke afspraken maken over ieders taak, rol en verantwoordelijkheid. Liefst zo passend mogelijk bij persoonlijke kwaliteiten van de teamleden. Teams maken op die manier ook duidelijk dat ieders bijdrage waardevol is en op welke manier die bijdrage belangrijk is.
Leiderschap
Leiderschap is er altijd in teams, maar teams hebben het daar eigenlijk nooit over. Of er nu wel of geen formele leider is in een team, er is altijd sprake van leiderschap. Dit is echter (bijna) nooit een onderwerp van gesprek, terwijl het leiderschap een behoorlijke impact op het succes van teams heeft. Vragen die ik bijvoorbeeld stel om teams het gesprek te laten voeren over leiderschap zijn: ‘Hoe vullen jullie het leiderschap in met elkaar?’ ‘Hoe behulpzaam is dat leiderschap om het beste uit jullie allemaal naar boven te halen?’ ‘Hoe zou je als team het leiderschap in kunnen vullen, zodat jullie nog meer uit de samenwerking halen?’ ‘Wat en wie zijn daarvoor nodig in het team?’
Het feit dat de teamleden het leiderschap samen vormgeven en dat het niet de ‘leiders’ zijn die dat doen is voor veel teams een ‘eye-opener’. Dit geeft een opening om leiderschap zodanig vorm te geven dat het de samenwerking en het teamresultaat maximaal ondersteunt.
Wil je meer weten over teamontwikkeling?
Praktijkcase van Marente
Publicaties over teamontwikkeling
Blogberichten over teamontwikkeling
Instrumenten voor teamontwikkeling